Rechnungen schreiben leicht gemacht

  • Rechtssicher
  • Super einfach
  • Inklusive Layout
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Rechnungen schreiben – Schritt 1

Rechnungen mit Word schreiben war gestern: Mit dem Rechnungsprogramm powered by sevDesk kannst du ganz einfach, schnell und rechtssicher deine Rechnungen schreiben, Kunden und Produkte verwalten und sogar deine Buchhaltung online erledigen. Eine Schnittstelle zum Geschäftskonto und per DATEV zum Steuerberater vereinfacht dir deine gesamte Finanzverwaltung und spart viel Zeit und Geld.

Zum Start: Klicke einfach auf den Button Rechnungen erstellen.

Rechnungen schreiben – Schritt 2

Um deine erste Rechnung zu schreiben, fülle einfach die vorgegebenen Felder deiner Rechnung aus. Wenn du den Kunden schon angelegt hast, werden alle Informationen automatisch übernommen. Ebenso die Produkte und Preise, die du nur einmal anlegen brauchst. Am Ende gibst du nun noch Rabatte, Skonto und sonstige Zahlungsbedingungen an und fertig ist die Rechnung. Alle Berechnungen einschließlich Steuer übernimmt das Programm, damit du keine Fehler machen kannst.

Rechnungen schreiben – Schritt 3

Wenn du das Formular komplett ausgefüllt hast, kannst du die Rechnung direkt aus dem Programm versenden. Dabei kannst du dir vorher eine Vorschau ansehen. Klicke hierzu einfach auf den Button oben rechts Versenden / Drucken / Herunterladen. Die Rechnungen werden automatisch gestaltet. Lade einfach dein Logo hoch und schon kannst du deine erste Rechnung verschicken.

Es ist auch möglich, andere Sprachen für die Rechnung auszuwählen oder individuelle Layout-Anpassungen vorzunehmen. Rechnungsnummern werden automatisch und fortlaufend vergeben, sodass du auch rechtlich immer auf der sicheren Seite bist und dein Steuerberater nichts zu beanstanden hat.

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Rechnungen schreiben – Schritt 4

Wenn du die Rechnung geschrieben und versendet hast, wird diese als offene Rechnung im System geführt. Nun kannst du jede Rechnung direkt mit dem Zahlungseingang auf deinem Bankkonto abgleichen und zuordnen. Über das Rechnungsprogramm kannst du dich direkt auf dein Online-Banking einloggen, ohne die Apps wechseln zu müssen. Wird eine Rechnung als überfällig angezeigt, kannst du mit zwei Klicks eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung versenden.

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FAQ zum Thema Rechnung schreiben

Gemäß § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) muss eine Rechnung folgende Pflichtangaben enthalten: 

  • Adresse von Rechnungssteller und Rechnungsempfänger 
  • Steuernummer oder Identifikationsnummer (UST-IdNr.)
  • Gutschrift: Steuernummer oder die Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Empfängers
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Fortlaufende Rechnungsnummer mit Zahlen, die nur einmalig vergeben werden dürfen
  • Umfang und die Art der erbrachten Leistung
  • Leistungszeitpunkt der Lieferung oder Dienstleistung  
  • Rechnungsbetrag inkl. Nettobetrag der Rechnung, Angabe des Umsatzsteuersatzes, Höhe des Steuerbetrags
  • Rabatte, Skonto
  • Zahlungsziel: Laut BGB wird eine Rechnung sofort fällig, übliches Zahlungsziel im geschäftlichen Verkehr sind ca. 7-14 Tage 
  • Wenn du fehlerhafte Rechnung geschrieben hast oder eine Änderung notwendig ist, kannst du die Rechnung einfach stornieren und eine neue Rechnung erstellen. 
  • Ist die fehlerhafte Rechnung bereits bezahlt, erstelle einfach eine Gutschrift, die heute auch als Korrekturrechnung bezeichnet wird. 

Unternehmen sind verpflichtet, Rechnungen 10 Jahre lang aufzubewahren. Mit dem Rechnungsprogramm kannst du deine Rechnungen digitalisiert und damit platzsparend aufbewahren. Sammle die digitalen Ausdrucke (PDF) deiner Rechnungen an einem sicheren Ort, damit du jederzeit darauf zugreifen kannst. Ein regelmäßiges Backup hilft, dass die Rechnungen nicht einem Festplattencrash zum Opfer fallen.

Weitere Informationen zu den Aufbewahrungspflichten.

Sobald die Rechnung versandt ist, muss der Auftraggeber bei ordentlicher Lieferung und einwandfreier Leistung die Rechnung bezahlen. Mit dem Rechnungsprogramm kannst du dein Online Banking überwachen und Rechnungen direkt zuordnen. Wird eine Rechnung als überfällig angezeigt, hast du zwei Möglichkeiten: 

1. Zahlungserinnerung: du weist deinen Kunden freundlich auf die noch ausstehende Zahlung hin.

2. Mahnung: bei Wiederholungstätern verschickst du gleich eine Mahnung, um mehr Druck zu erzeugen. 

Beides kannst du direkt aus deiner Rechnung per Knopfdruck erstellen. Setze eine klare Frist, innerhalb derer die Rechnung bezahlt werden muss. Passiert dann immer noch nichts, kannst du im nächsten Schritt ein Mahnverfahren einleiten, um deine Liquditität nicht zu gefährden. 

  • Rechnungen an Unternehmen müssen innerhalb von sechs Monaten nach der Erbringung der Leistung gestellt werden. 
  • Rechnungen schreiben erfordert keine Unterschrift - sie sind auch ohne Unterschrift gültig.
  • Rechnung schreiben mit Vorlagen, Mustern oder Beispielen sind hilfreich, können aber keine Fehler vermeiden. Besser ist ein professionelles Rechnungsprogramm, das alle notwendigen Berechnungen automatisiert vornimmt und dessen Daten auch dem Steuerberater zur Verfügung gestellt werden können.
  • Rechnungen repräsentieren ein Unternehmen nach außen. Die Gestaltung spielt deshalb eine große Rolle. Das Rechnungsprogramm übernimmt das und zeigt dein Logo im Briefkopf an.
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