Kostenplanung im Finanzplan

Nachdem die Umsatzplanung steht, müssen auch die Kosten prognostiziert werden. Dies dient dazu, dass sowohl Einnahmen als auch Ausnahmen gegenübergestellt werden können und man am Ende erkennt, ob das geplante Geschäftsmodell auch Gewinne einfährt bzw. wann die Gewinnschwelle (Break Even Point) erreicht wird. Deshalb ist es wichtig, alle möglichen Kostenpunkte möglichst detailliert zu erfassen. Auch für die Preiskalkulation ist eine Kostenplanung immens wichtig.

Die Kostenplanung betrachtet verschiedene Kostenarten. Zum einen variable Kosten und Fixkosten, die mit den Kosten für Mitarbeiter und dem Unternehmerlohn die Betriebskosten ausmachen. Aber auch die Gründungskosten, die nur zu Beginn einmalig anfallen, gehören in die Kostenplanung.

Direkte Kosten

Hier werden alle umsatzabhängigen Kosten erfasst. Die variablen Kosten setzen sich aus folgenden Kostenpunkten zusammen:

• Einkaufspreise für Waren und Materialien
• Transportkosten
• Vertriebsprovisionen
• teilweise auch Energiekosten
  
  

Dafür werden im Finanzplan-Tool die Berechnungsmethoden aus der Umsatzplanung als Grundlage verwendet, also ob der Umsatz sich aus der Anzahl der Kunden ergibt, aus der Arbeitszeit etc. Dementsprechend werden hier nun die direkten Kosten pro Kunde/pro Auftrag/pro Stück erfasst sowie Zahlungsausgang, Einkaufspreis und Lagerführung. Im nächsten Schritt werden die Entwicklung der direkten Kosten sowie Veränderungen im Warenlager betrachtet. 

Gründungs- und Betriebskosten

Nun werden die einmalig anfallenden Gründungskosten sowie die laufenden Kosten für den Betrieb erfasst. Das können Anmeldungen beim Handelsregister oder Gewerbeamt sein, Notarkosten oder auch Gebühren für Beratungen sowie Geschäftsausstattung.

Um die Gründungskosten anzulegen, haben wir eine Liste mit Vorschlägen für Kostenpunkte vorbereitet, die einfach ausgefüllt, ergänzt oder reduziert werden kann. 

Auch bei den Betriebskosten können beliebig viele Kostenpunkte angelegt und den voreingestellten Kategorien zugeordnet werden, so z.B.:

• Beiträge (IHK, Verbände, etc.)
• Buchführung
• Miete
• Nebenkosten
• Software
• Steuerberatung
  
  

Genau wie in den vorherigen Schritten wird hier wieder der Umsatzsteuersatz, der Beginn der Kostenverpflichtung, deren Höhe sowie das Zahlungsintervall eingetragen.

Zu den Fixkosten zählen allerdings auch (lineare) Abschreibungen, die sich aus den Investitionen ergeben.

Personalkosten

Personalkosten zählen je nach Art der Anstellung zu den Fix- oder variablen Kosten. Deshalb gibt es in unserem Tool einen extra Teilbereich, in dem Personalkosten einfach und unkompliziert erfasst werden können. In diesem Schritt werden nun alle anfallenden Kosten für Mitarbeiter erfasst. Hierzu werden folgende Informationen zu jedem einzelnen Mitarbeiter eingetragen:

• Name und Funktion
• Beschäftigungsverhältnis und -umfang
• Brutto-Monatslohn
• Höhe der Lohnnebenkosten
• Beginn der Lohnzahlung
  
  

Im nächsten Schritt können Gehaltserhöhungen und Sonderzahlungen (bspw. 13. Gehalt oder Weihnachtsgeld) erfasst werden.

Marketingaufwand

Zur Erfassung der Marketingkosten kann zwischen einer allgemeinen oder produktbezogenen Marketingmaßnahme gewählt werden. Im nächsten Schritt werden dann folgende Aspekte eingetragen:

• Ziel der Marketingmaßnahme (Neukunden gewinnen, Kunden binden oder Marke stärken)
• Ist die Maßnahme einmalig oder wiederholt sie sich?
• Ausgaben im ersten und in den Folgemonaten, die Umsatzsteuer
• Ggf. die Anzahl der durch das Marketing erreichten Kunden
  
  

Nachfolgend werden die Ausgaben für die Marketingmaßnahmen wieder auf den Monat und dann auf das Jahr gerechnet, wobei man direkt sehen kann, wie viel Prozent des Umsatzes diese Kosten ausmachen.

Es kann durchaus vorkommen, dass manche Kostenpunkte nicht eindeutig fix oder variabel sind. Während man Strom- und Energiekosten grundsätzlich eher zu den Fixkosten zählen würde, gilt dies doch eher nur für Büros oder im Einzelhandel. Dieser Kostenpunkt würde bspw. bei Fertigungsanlagen eher in die Kategorie variable Kosten fallen, da er von der Produktionsmenge abhängig ist. Ebenso verhält es sich z. B. mit Kosten für den Fuhrpark. Während Kosten für den Firmenwagen des Geschäftsführers eher als Fixkosten gebucht werden, sind LKWs von Speditionen oder andere Auslieferungsfahrzeuge in puncto Kosten doch auch von der Menge der zu transportierenden Waren bzw. der Aufträge im Allgemeinen abhängig.

Den (kalkulatorischen) Unternehmerlohn zu berechnen, ist gar nicht so schwer. Zu Beginn genügt es, sich folgende Fragen zu stellen:

• Wie viel Geld benötige ich, um meine Lebenserhaltungskosten zu decken? Hierunter fallen folgende Posten: Haushalt, Auto, Freizeit, Finanzen und Versicherungen.
• Wie viel Geld darf ich dem Unternehmen entziehen, sodass dieses immer noch wirtschaftlich ist?
• Falls es sich um eine Kapitalgesellschaft handelt: Wie hoch ist ein marktübliches Geschäftsführergehalt?
  
  

Wenn diese Aspekte in die Überlegung, wie viel man sich selbst zahlt, einfließen, sollte das Ergebnis automatisch ein angemessener Unternehmerlohn sein.