"Mahnung schreiben leicht gemacht"

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  • Mahnung mit einem Klick erstellen
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Mahnung schreiben aus überfälliger Rechnung

Ein Kunde vergisst seine Rechnung zu begleichen? Beim Überschreiten der Zahlungsfristen kannst du selbst entscheiden, ob du zunächst eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung versenden willst. Mit dem Rechnungsprogramm ist beides ganz einfach möglich.

Wähle hierzu zunächst den Menüpunkt Rechnungen aus und klicke dann auf die jeweilige Rechnung.

Zahlungserinnerung oder Mahnung wählen

Nach dem Klick wird dir die Rechnung im Detail angezeigt. Über die Option Mehr direkt oberhalb der Rechnung kannst du aus verschiedenen Optionen auswählen, was du mit dieser Rechnung tun möchtest, z.B. Zahlungserinnerung/Mahnung. Wenn du darauf klickst wird automatisch ein neues Dokument mit den Rechnungsdaten erzeugt.

Eine Zahlungserinnerung ist freundlicher, eine Mahnung bestimmter. Wähle deine Option je nach Zahlungsmoral deines Kunden.

Mahnung schreiben und versenden

In dem neuen Dokument kannst du alle Angaben ergänzen, die für eine Zahlungserinnerung oder Mahnung notwendig sind, also Mahngebühren und Fristen.

Danach verschickst du die Zahlungserinnerung oder Mahnung direkt per Mail oder auf dem Postweg. Über die Anbindung an dein Konto hast du weiterhin im Blick, ob der Zahlungseingang zur festgesetzten Frist erfolgt. Ist dies nicht der Fall, kannst du eine weitere Mahnung erstellen oder das Mahnverfahren einleiten.

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Wann musst du eine Mahnung schreiben?

Eine Rechnung wird grundsätzlich sofort fällig, wenn du sie abgeschickt hast. In der Regel formuliert man das Zahlungsziel aber etwas großzügiger und lässt seinem Kunden ein oder zwei Wochen Zeit, um eine Rechnung zu begleichen. Wird eine Rechnung pünktlich bezahlt, markierst du das in meinem Buchhaltungsprogramm und der Zahlungseingang wird verbucht. Wird eine Rechnung überfällig, empfiehlt es sich frühzeitig den Kunden freundlich darauf hinzuweisen. 

Mahnung oder Zahlungserinnerung?

Rechtlich gibt es keinen Unterschied zwischen Mahnung und Zahlungserinnerung. Ist ein Kunde mit seiner Zahlung im Verzug, schuldet er dir Geld. Mit einer Zahlungserinnerung kannst du ihn im ersten Schritt sanft daran erinnern, dass das Zahlungsziel überschritten wurde. Kommt dann keine Antwort, kannst du eine Mahnung mit klarem Zahlungsziel erstellen. Wird eine Rechnung innerhalb von 30 Tagen nicht beglichen, gerät der Schuldner automatisch in Verzug und du kannst Mahngebühren und Zinsen für die ausstehende Zahlung einfordern. Ganz egal, ob du vorher eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung geschrieben hast.

Welche Gründe gibt es für Mahnungen?

Mit der Zahlungserinnerung oder Mahnung weist man den Kunden auf seinen Fehler hin. Gleichzeitig können verspätete Zahlungen die Liquidität eines Unternehmens ernsthaft gefährden. Vor allem Unternehmen, die von wenigen Kunden abhängig sind, können schnell in die Insolvenz geraten, wenn ein Kunde nicht bezahlt. Deshalb ist es wichtig, regelmäßig auf den Zahlungseingang zu achten und frühzeitig zu mahnen. Dabei kann ganz unterschiedliche Gründe geben, warum ein Kunde nicht bezahlt:  

Was muss eine Mahnung beinhalten?

Neben den üblichen Angaben einer Rechnung muss eine Mahung folgende Elemente enthalten:

Meistens hilft es, den Kunden einfach anzurufen und nach dem Grund für den Verzug zu fragen. In der Regel einigt sich mündlich auf ein bestimmtes Zahlungsziel. Weigert sich der Kunde zu zahlen, sollte man recht zügig das gerichtliche Mahnverfahren einleiten, um keine wertvolle Zeit zu verlieren.

Was, wenn der Kunde trotz Mahnung nicht zahlt?

Wenn du eine korrekte Rechnung geschickt hast und den Auftrag nachweisen kannst, ist der Kunde 30 Tage nach Rechnungsstellung automatisch in Verzug. Privatkunden muss man explizit darauf hinweisen, Unternehmen nicht. Wird dann immer noch nicht gezahlt, kann man das gerichtliche Mahnverfahren einleiten, das Geld wird per Gerichtsbeschluss und notfalls vom Gerichtsvollzieher eingetrieben. Gefährlich wird es, wenn der Kunde Insolvenz angemeldet hat, denn dann werden alle Zahlungen zunächst eingefroren und eine Begleichung der vollen Rechnung wird unwahrscheinlich. 

Wo beantrage ich das Mahnverfahren?

Ich empfehle dir, mit deinen Kunden immer zuerst zu sprechen. Handelt es sich um einen wichtigen Kunden, sollte es möglichst eine außergerichtliche Einigung geben. Mit dem gerichtlichen Mahnverfahren schreckst du Kunden von einer künftigen Zusammenarbeit ab. Es ist also das äußerste Mittel, wenn du böse Absicht, Betrug oder Zahlungsunfähigkeit unterstellen musst.

Das gerichtliche Mahnverfahren kann direkt online beantragt werden. Zahlungsbefehle fürs EU-Ausland kannst du bei der EU erwirken. Mahnungen für andere Ländern sind schwieriger einzutreiben. Dabei musst du dir sicher sein, im Zweifelsfall alle Nachweise erbringen zu können, dass deine Rechnung rechtens ist und dass der Auftrag ordnungsgemäß ausgeführt wurde. Ist die Forderung von der Gegenseite anfechtbar, muss man sich gegebenenfalls auf ein teures Gerichtsverfahren einstellen. Im Zweifelsfall fragen Sie einen Anwalt, bevor Sie ein Mahnverfahren anstoßen oder sogar eine Klage einreichen.